تشك في اختلاس داخل منشأتك؟ الخطوات الأولى قبل أن تضيع الأدلة
ما تفعله في الأيام الأولى يحدد ما ستسترده لاحقًا. نفحص السجلات بسرية، ونحدد حجم ما أُخذ وكيف، ونعدّ تقريرًا يصلح للنيابة والمحكمة.
لماذا تحسم الأيام الأولى النتيجة؟
الاختلاس نادرًا ما يُكتشف كاملًا في لحظة واحدة؛ يبدأ بشكّ في فاتورة أو تحويل أو عجز في الصندوق، وفي هذه المرحلة تكون الأدلة الرقمية والمستندية ما زالت قائمة، وكل يوم يعلم فيه المشتبه به بالشك يقلّ ما يمكن إثباته واسترداده.
وللنظام مواعيد لا تنتظر: إذا كان المشتبه به موظفًا، فإن المادة 80 من نظام العمل تجيز فسخ العقد دون مكافأة أو إشعار عند ثبوت ارتكابه عملًا مخلًّا بالأمانة، أو عند تعمّده إلحاق خسارة مادية بصاحب العمل بشرط إبلاغ الجهات المختصة خلال 24 ساعة من العلم، وبشرط إتاحة الفرصة له لإبداء أسباب معارضته للفسخ. كما تمنع المادة 69 اتهام العامل بمخالفة مضى على كشفها أكثر من 30 يومًا. وإذا كان المشتبه به مديرًا أو عضو مجلس إدارة، فالمواد 26 و27 و28 من نظام الشركات تقرر واجبات العناية والولاء وحظر استغلال أصول الشركة والمسؤولية عن تعويضها، ويقرر الشركاء أو الجمعية العامة رفع دعوى الشركة عليه (المادة 29).
ماذا تفعل الآن
- لا تواجه المشتبه به ولا تُشعره: المواجهة المبكرة تعني حذف الرسائل والملفات وتعديل القيود قبل أن تُحفظ.
- احفظ الأدلة قبل أي إجراء: نسخة كاملة من قاعدة بيانات النظام المحاسبي، وكشوف البنك الرسمية للفترة محل الشك، وصور البريد والأجهزة التي استخدمها، مع تدوين من حفظ ماذا ومتى.
- أوقف الصلاحيات دون إتلاف السجل: عطّل صلاحيات الدخول على النظام والحسابات البنكية والتوقيع، ولا تحذف حسابه ولا سجلاته.
- ضيّق دائرة العلم: شخص واحد من الإدارة العليا ومستشار قانوني وفاحص خارجي؛ وكل من يُطلعه عليه أكثر يزيد احتمال التسريب.
- حدّد فرضية الفحص ونطاقه: الفترة، والحسابات، والأشخاص، وطريقة الأخذ المرجّحة (فواتير وهمية، موردون صوريون، تحويلات، مبيعات غير مسجلة)، فالفحص المفتوح بلا نطاق يكلّف كثيرًا ويطول.
- قرّر مسار الإبلاغ مع المستشار القانوني: البلاغ الجنائي، وطلب الحجز التحفظي على الأموال، ومهلة الـ24 ساعة في المادة 80/4 إذا كنت ستستند إليها في الفسخ.
- أبلغ شركة التأمين إذا كانت لديك وثيقة ضمان أمانة الموظفين، فالتأخر في الإبلاغ قد يُسقط التغطية.
كيف نساعد
- فحص أولي سري خلال أيام يحدد ما إذا كان الشك جديًا، وحجم المبلغ المبدئي، ونطاق الفحص الكامل المطلوب.
- تحديد المبلغ وطريقة الأخذ بمطابقة القيود مع كشوف البنك والفواتير والعقود، وتتبّع الأموال إلى وجهتها النهائية.
- تقرير اختلاس يصلح للنيابة والمحكمة بمنهجية موثقة ومرفقات مرقّمة، ضمن خدمة التقارير عن الاختلاس والتجاوزات.
- مساندة الدعوى بالرد على استفسارات الخبير المنتدب والمحكمة، ضمن خدمة التقارير الموجهة للقضاء.
- سدّ الثغرة التي سمحت بالاختلاس: فصل المهام، وصلاحيات النظام، والتوقيع المزدوج على المدفوعات.
أسئلة شائعة
هل أفصل الموظف فورًا؟
الفسخ دون مكافأة وفق المادة 80 يشترط ثبوت الفعل وإتاحة الفرصة للموظف لإبداء معارضته. الأفضل إيقاف صلاحياته وإكمال الفحص أولًا ثم اتخاذ القرار مع المستشار القانوني حتى لا ينقلب الأمر إلى دعوى فصل تعسفي.
هل أبلغ الجهات المختصة قبل أن أتأكد؟
الإبلاغ خلال 24 ساعة من العلم شرط للاستناد إلى الفقرة 4 من المادة 80 في حالة الخسارة المتعمدة. ويقرر المستشار القانوني توقيت البلاغ الجنائي، ويكون التقرير المحاسبي هو ما يمنح البلاغ وزنه.
كم يستغرق فحص الاختلاس؟
الفحص الأولي أيام، والفحص الكامل أسابيع بحسب طول الفترة وعدد الحسابات والمعاملات وجودة السجلات.
ماذا لو كان المشتبه به شريكًا أو مديرًا؟
يُسأل عن تعويض الشركة وفق المادة 28 من نظام الشركات، ويقرر الشركاء أو الجمعية العامة رفع الدعوى (المادة 29). راجع دليلنا عن تصفية الحسابات بين الشركاء عند النزاع.
الأدلة الرقمية تُمحى بضغطة زر. تواصل معنا قبل أن يعلم أحد.